دليل استخدام BioKeep

مقدمة عن نظام BioKeep

BioKeep هو نظام سحابي متكامل لإدارة حضور وانصراف الموظفين. يربط أجهزة البصمة بلوحة تحكم ذكية توفر تقارير فورية، ورديات مرنة، وتطبيق موبايل للموظفين.

كيف يعمل النظام؟

البداية السريعة

اتبع هذه الخطوات لإعداد النظام وتشغيله في دقائق:

الرئيسية (لوحة التحكم)

الصفحة الرئيسية تعرض نظرة شاملة على حالة الحضور اليوم مع إحصائيات وتنبيهات.

العناصر الرئيسية:

إدارة الموظفين

صفحة الموظفين هي المكان الذي تدير فيه بيانات جميع موظفيك.

إضافة موظف جديد

اضغط زر "إضافة موظف" لفتح نموذج الإضافة:

استيراد من ملف Excel

يمكنك استيراد عدد كبير من الموظفين دفعة واحدة من ملف Excel:

التقارير

صفحة التقارير تحتوي على 3 أقسام رئيسية:

1. التقرير اليومي

يعرض تقرير مفصل لكل الموظفين في يوم محدد مع حالة كل موظف.

بالضغط على اسم الموظف تظهر تفاصيل التقرير:

• ساعات العمل الفعلية ونسبة الإنجاز
• مدة التأخير والانصراف المبكر
• الأوفر تايم ووقت الاستراحة
• جميع سجلات البصمة مع الأوقات
• البصمات المرفوضة مع أسباب الرفض

2. التقرير الفتري

تقرير لفترة زمنية محددة (من تاريخ - إلى تاريخ) يعرض ملخص شامل لكل موظف:

• إجمالي أيام الحضور والتأخير والغياب
• إجمالي ساعات العمل والأوفر تايم
• نسبة الالتزام العامة
• الخصومات (إذا كان الراتب مسجلاً)

3. سجل البصمات

يعرض جميع البصمات الخام من أجهزة البصمة مع حالة كل بصمة (تمت المعالجة / مرفوضة / معلقة).

مجموعات الإعدادات

مجموعة الإعدادات تحدد نظام الدوام المطبق على الموظفين. يدعم النظام 3 أنماط:

تعيين الموظفين على مجموعة

بعد إنشاء المجموعة، اضغط زر "تعيين موظفين" لاختيار الموظفين المنتمين لهذا النظام.

جداول التدوير

جداول التدوير تسمح بتبديل ورديات الموظفين تلقائياً حسب نمط محدد.

الأجهزة

إدارة أجهزة البصمة المتصلة بالنظام.

إضافة جهاز جديد

معلومات بطاقة الجهاز:

الإجازات

تعريف الإجازات الرسمية (أعياد، عطل) التي تُطبّق على جميع الموظفين. في أيام الإجازة لا يُحتسب غياب.

لكل إجازة: العنوان (مثل "إجازة عيد الفطر")، تاريخ البداية، وتاريخ النهاية.

الفروع

إدارة فروع الشركة. يمكنك تعيين كل موظف وجهاز بصمة لفرع محدد وتصفية التقارير حسب الفرع.

مواقع الحضور

تحديد المواقع الجغرافية المسموح فيها بتسجيل الحضور عبر تطبيق الموبايل.

إضافة موقع:

• اسم الموقع: مثل "المقر الرئيسي"
• التعيين: لمجموعة إعدادات أو موظف محدد
• الإحداثيات: خط العرض وخط الطول ونطاق السماح (بالأمتار)
• يمكن إضافة عدة نقاط لنفس الموقع
• زر "موقعي الحالي" لتحديد الموقع تلقائياً

بيانات الشركة

تخصيص اسم الشركة وشعارها الذي يظهر في التقارير المطبوعة.

• الشعار: رفع صورة (JPG, PNG, SVG) بحد أقصى 2MB
• اسم الشركة: يظهر في رأس التقارير المطبوعة

الاشتراك والدفع

إدارة اشتراكك في النظام والدفع الإلكتروني.

طريقة الاشتراك:

الإعدادات

ضبط إعدادات النظام العامة.

الإعدادات العامة

• التقويم الهجري: تفعيل/تعطيل عرض التواريخ بالهجري
• المنطقة الزمنية: تحديد التوقيت (الافتراضي: Asia/Riyadh)

إعدادات الأوفر تايم

• تفعيل الأوفر تايم: تشغيل/إيقاف احتساب العمل الإضافي
• الحد الأدنى: عدد الدقائق التي يجب تجاوزها لاحتساب أوفر تايم
• طريقة الحساب: بعد الساعات المتوقعة أو بعد نهاية الوردية
• التقريب: تقريب الأوفر تايم لأقرب 15 أو 30 أو 60 دقيقة
• خصم الاستراحة: خصم وقت الاستراحة تلقائياً
• الحد الأقصى: أقصى ساعات عمل يومياً

الإغلاق التلقائي لليوم

عند التفعيل، يسجّل النظام انصراف تلقائي للموظفين الذين نسوا البصمة بعد وقت الانتهاء + فترة السماح.

إعدادات الإشعارات

ضبط إشعارات الغياب والتأخر التي تُرسل تلقائياً للموظفين.

إشعارات الغياب

• تلقائي/معطّل: تفعيل الإرسال التلقائي بعد احتساب الغياب
• وقت ثابت: إرسال في وقت محدد يومياً
• ديناميكي: إرسال بعد وقت الغياب بعدد دقائق تحدده
• وسائل الإرسال: واتساب، إشعار التطبيق، SMS

إشعارات التأخر

• تلقائي/معطّل: إرسال تنبيه فور تسجيل التأخر
• وسائل الإرسال: واتساب، إشعار التطبيق، SMS

إعداد الواتساب

لتفعيل إرسال واتساب، تحتاج مفتاح API من خدمة SmartWhats:

الدعم الفني

نظام تذاكر دعم فني مدمج للتواصل مع فريق BioKeep.

فتح تذكرة جديدة:

• الموضوع: عنوان المشكلة أو الاستفسار
• التصنيف: مشكلة تقنية، استفسار، طلب ميزة، فوترة
• الأولوية: منخفضة، متوسطة، عالية، عاجلة
• الرسالة: وصف تفصيلي للمشكلة

تطبيق الموظفين

تطبيق موبايل يمكّن الموظفين من تسجيل الحضور بالموقع الجغرافي ومتابعة سجل حضورهم.

مميزات التطبيق:

تفعيل التطبيق للموظف:

الأسئلة الشائعة