التقرير الجيد يجيب عن سؤال المدير في ثوانٍ: من لم يحضر اليوم؟ من تأخر وكم؟ كم ساعة عمل الفريق هذا الشهر؟ هذه جولة في التقارير الثلاثة وكيف تقرؤها.
التقرير اليومي
صف لكل موظف في اليوم المختار. الأعمدة: الحالة، نوع الدوام، المصدر، الحضور، الانصراف، ساعات العمل، التأخير، الأوفر تايم، ونسبة الإنجاز من ساعات اليوم المتوقعة.
الحالات
- حاضر: سجّل في الوقت.
- متأخر: سجّل بعد حد التأخير، وتظهر دقائق التأخير.
- غائب: لم يسجّل حتى وقت الغياب.
- لم يحضر بعد: لليوم الحالي فقط، قبل أن يحين وقت الغياب.
- إجازة: يوم راحة بحسب الجدول أو إجازة معتمدة.
- بلا جدول: الموظف ليس في مجموعة ولا تدوير، وتحتاج إلى تعيين جدول له.
المصدر
أيقونة لكل طريقة تسجيل: جهاز البصمة (مع رقمه التسلسلي عند التمرير)، التطبيق، إدخال يدوي من الإدارة، أو إغلاق تلقائي لجلسة نسي صاحبها الانصراف.
الأدوات
أزرار اليوم السابق والتالي، تحضير يدوي لموظف نسي البصمة، إعادة معالجة اليوم بعد تعديل إعداد، وطباعة.
تقرير الفترة
اختر من وإلى، فتحصل على صف لكل موظف: أيام الحضور، أيام التأخير ومجموع دقائقه، أيام الغياب، ساعات العمل، الأوفر تايم، والانصراف المبكر. أي يوم لم يُنشأ له تقرير لأي سبب يُكمَّل غياباً أو راحة بحسب الجدول، فلا تختفي أيام من المجموع. ومن زر التفاصيل تصل إلى تقرير الموظف.
تقرير الموظف
ملخص الفترة، رسم لتوزيع الحضور وساعات كل يوم، ثم سجل يومي بكل بصمة وحالتها ومصدرها، مع إمكانية تعديل سجل أو حذفه عند الخطأ. مفيد للرد على اعتراض الموظف أو لاحتساب الخصومات.
سجل البصمات
كل ما وصل من الأجهزة والتطبيق بترتيبه الزمني قبل المعالجة، بما فيه البصمات المرفوضة وسببها، للتحقق حين يقول الموظف "بصمت ولم تُحسب".
ثلاث نصائح
- راجع صفوف "بلا جدول" أولاً؛ هي سبب أغلب التقارير الناقصة.
- بعد تعديل أوقات مجموعة، أعد معالجة الأيام المتأثرة من التقرير اليومي.
- استخدم تقرير الفترة أول كل شهر لاستخراج التأخير والغياب للرواتب.
لفهم كيف تُحسب الأرقام نفسها، اقرأ قواعد حساب التأخير والأوفر تايم.
جرّب كل ذلك مجاناً 14 يوماً من لوحة التحكم، أو اقرأ الشروحات خطوة بخطوة.
أسئلة شائعة
لماذا يظهر موظف غائباً وهو حاضر؟
غالباً لأن رقمه في الجهاز لا يطابق رقمه في اللوحة، أو لأن بصمته خارج وقت دوامه فرُفضت بسبب مكتوب في سجل البصمات.
هل يمكن تصحيح يوم قديم؟
نعم، بتحضير يدوي أو تعديل السجل من تقرير الموظف، ويعاد حساب اليوم فوراً.