نهاية كل شهر تتكرر المهمة نفسها: تنقل أيام الغياب ودقائق التأخير وساعات الإضافي من تقارير الحضور إلى جدول Excel، وتحسب الخصومات يدوياً، ثم تعيد ترتيب الأعمدة لتناسب ملف الرواتب في منصة مدد. كل خطوة يدوية فرصة لخطأ يكلّف موظفاً جزءاً من راتبه، أو يكلّف المنشأة رفض الملف. في BioKeep يُولَّد مسير الرواتب من بيانات الحضور نفسها، ويخرج ملف مدد جاهزاً.
قبل البداية: بيانات كل موظف
من بطاقة الموظف، قسم "الراتب وبيانات منصة مدد"، أدخل:
- الراتب الأساسي كما في العقد الموثق، وبدل السكن وبدل النقل والبدلات الأخرى الثابتة، كلٌّ في خانته.
- رقم الهوية أو الإقامة: 10 أرقام كما هو مسجّل في التأمينات الاجتماعية.
- الآيبان: يبدأ بـ SA ويتكوّن من 24 خانة.
- الجنسية إن كنت تخصم حصة التأمينات؛ يُطبَّق الخصم على السعوديين افتراضياً، ويمكن تحديده لكل موظف.
ولعدد كبير من الموظفين، استورد رقم الهوية والآيبان والراتب من ملف Excel عند استيراد الموظفين.
الخطوة 1: إعدادات الاحتساب
من صفحة "الرواتب ومدد" ثم "إعدادات الاحتساب" تحدد قواعد شركتك مرة واحدة:
- أجر اليوم: الراتب الإجمالي، أو الأساسي فقط، مقسوماً على 30 يوماً ثابتة أو على أيام الشهر الفعلية.
- أجر الساعة: أجر اليوم مقسوماً على ساعات اليوم (8 افتراضياً).
- الخصومات: تفعيل خصم أيام الغياب، ودقائق التأخير، والخروج المبكر، كلٌّ على حدة.
- الوقت الإضافي: بمعامل 1.5 من أجر الساعة افتراضياً، ويمكن تغييره أو إيقافه.
- التأمينات الاجتماعية: نسبة حصة الموظف ووعاؤها (الأساسي مع السكن، أو الأساسي فقط).
- رقم المنشأة ورمز البنك لملف البنك النصي.
الخطوة 2: توليد مسير الشهر
اختر الشهر واضغط "توليد مسير الرواتب". يقرأ النظام لكل موظف أيام حضوره وغيابه ودقائق تأخيره ووقته الإضافي من تقارير الحضور نفسها، ويُكمل الأيام التي بلا تسجيل غياباً أو راحة حسب جدول الموظف، وتُحسب الإجازات المعتمدة والرسمية أيام راحة لا تُخصم. ولّد المسير بعد انتهاء الشهر، فالأيام التي لم تأتِ بعد لا تُحسب.
مثال: موظف راتبه الأساسي 6,000 ريال مع بدلات 2,000، غاب يوماً وتأخر 90 دقيقة خلال الشهر. أجر اليوم = 8,000 ÷ 30 = 266.67، وأجر الساعة = 33.33. الخصم = 266.67 للغياب + 50 للتأخير، فيكون الصافي 7,683.33 ريالاً.
الخطوة 3: المراجعة والتعديلات اليدوية
يعرض المسير لكل موظف: الأساسي، والبدلات، والحضور والغياب، ودقائق التأخير، والوقت الإضافي، وكل خصم، والإجمالي والصافي. وفوقه تنبيه بأسماء من تنقصهم بيانات سترفضها المنصة: هوية غير مسجلة أو ليست 10 أرقام، أو آيبان غير صحيح (يُفحص بخوارزمية التحقق الدولية)، أو راتب أساسي غير موجود، أو صافٍ سالب.
ولكل موظف زر تعديل يدوي: مكافأة أو عمولة، أو خصم آخر، أو قسط سلفة، أو ملاحظة تظهر في القسيمة، أو استبعاده من مسير هذا الشهر. التعديلات تبقى محفوظة حتى لو أعدت توليد المسير بعد تصحيح بصمة.
الخطوة 4: الاعتماد
"اعتماد المسير" يقفل التعديل، ويُظهر لكل موظف قسيمة راتبه في تطبيق الموظف. وبعد التحويل اضغط "تم الصرف" لتوثيق تاريخه. وإن اكتشفت خطأً بعد الاعتماد، أعد المسير إلى مسودة وصححه.
الخطوة 5: تصدير ملف مدد
زر "ملف مدد (Excel)" ينزّل ملفاً بترتيب أعمدة ملف الرواتب: الرقم التسلسلي، ورقم الهوية أو الإقامة، والآيبان، والراتب الأساسي، وبدل السكن، والبدلات الأخرى (النقل والبدلات الثابتة والوقت الإضافي والمكافآت)، والخصومات، وصافي الراتب. المستبعدون لا يظهرون فيه.
ارفعه من خدمة ملف الرواتب في منصة مدد. وإن اختلف ترتيب الأعمدة في النموذج الذي تستخدمه، فانسخ القيم إليه بالترتيب نفسه؛ البيانات جاهزة ومُتحقق منها.
وتجد أيضاً كشفاً تفصيلياً بكل بنود الاستحقاق والخصم للمحاسب، وملف بنك نصياً بسجلات ترويسة وموظفين وتذييل، وطباعة قسائم الرواتب لموظف واحد أو للجميع.
لماذا تربط الرواتب بالحضور؟
- رقم واحد للحقيقة: الخصم في الراتب هو نفسه التأخير في التقرير، فلا خلاف بين الموظف والمحاسب.
- لا نقل يدوي بين الأنظمة، فتختفي أخطاء النسخ واللصق.
- الأخطاء تُكتشف قبل الرفع لا بعد رفض المنصة.
ولتفاصيل حساب الدقائق نفسها راجع قواعد حساب التأخير والأوفر تايم.
جرّب كل ذلك مجاناً 14 يوماً من لوحة التحكم، أو اقرأ الشروحات خطوة بخطوة.
أسئلة شائعة
هل يرفع النظام الملف إلى منصة مدد مباشرة؟
لا. يجهّز BioKeep الملف بالترتيب والتحققات المطلوبة، ويرفعه مسؤول المنشأة من حسابه في منصة مدد.
هل يُخصم يوم الإجازة المعتمدة؟
لا. الإجازات المعتمدة والإجازات الرسمية تُحسب أيام راحة، والخصم على أيام الغياب فقط.
هل يمكن إيقاف خصم التأخير مع الإبقاء على خصم الغياب؟
نعم. كل خصم يُفعَّل أو يُوقف وحده من إعدادات الاحتساب، ويُطبَّق عند التوليد التالي.
ماذا لو صححت بصمة بعد توليد المسير؟
أعد التوليد ما دام المسير مسودة؛ تُعاد الأرقام من الحضور المصحح وتبقى تعديلاتك اليدوية كما هي.